规避重复工作 减少IT应用损失

规避重复工作 减少IT应用损失

51CTO.com独家报道】在希腊神话中有这样一个故事，柯林斯国王西绪福斯因为背叛了宙斯并欺骗死神哈迪斯受到诸神惩罚，被要求在地狱中把一块巨石推上山顶；但由于石头因自身的重量又从山顶滚落下来，只能屡推屡落，反复而至于无穷。神以为这种既无用又无望的劳动是最可怕的惩罚。以后，人们便把繁琐疲惫并且会周而复始的工作称为“西绪福斯的工作”。在信息化高速发展的今天，“西绪福斯的工作”是否还存在呢？

新一代的“西绪福斯”产生
在电子化和信息化诞生之前，有很多的重复性工作浪费了大量的劳动力。比方说，在汉字激光照排技术发明之前，印刷厂有很多的工人每天的工作就是从成千上万的铅字中找出对应的铅字来排出版面。随着电子化和信息化的发展，很多类似排字工人这种重复性工作似乎已经消失了，但是，很多新的重复性工作又应运而生了。
举一个简单的例子来说，在一个企业里，财务部门发放工资的流程为：每月由企业管理部根据全公司的效益情况做出个部门的绩效基数，提交给人力资源部门，人力资源部在工资系统中输入当月变动并于25日左右将变动数据告知财务部，财务部根据所提供的变动通知单进行审核，核实无误后向银行报送工资文件，如果过企业员工在1000人左右的话，整体花费时间约十天左右耗费人力大约4人左右。所以，从企业管理部到财务部，再到人力资源部的人员每个月都必须重复进行这一流程。按照每天8小时工作，这一流程平均要耗费320人/小时，而且，我们可以看出，这个流程是一环套一环的，如果在这个流程中某一个部门出现了工作停滞，那么整个流程便会停止。
可以看到，信息化环境里，这种周而复始的“西绪福斯的工作”依然存在，只不过和过去相比，重复的周期有所延长、复杂度有所提升而已。

重复工作的损失
西绪福斯每天不停的把石头推到山顶是在浪费自己的体力和精神，而现代社会重复的作业给我们带来的是资源的浪费。我们刚才讲到了企业发工资的流程，如果把每个部门的每一个重复动作定义为一个作业的话，一个企业在研发，销售等所有的作业数量其实是相当惊人的。
我们拿金融行业的日本株式会社UFJ银行来举个例子。UFJ银行有包括营业网点系统、网上银行系统、电话银行系统、信托投资系统、ERP系统等约60个系统分别运行在900台服务器上，一共15000多个作业每天在重复发生着。如果这15000多个作业完全由人工来进行管理的话，那么其工作量是相当惊人的。我们如果把这些重复的作业完全通过一套系统进行统一的调配，使得他们可以自动地在各个系统，各个网络之间自动运行，才是真正意义上发挥了信息化的作用，避免了资源的浪费。
但是，很遗憾，我们在很多行业可以看见，这样的资源浪费现象依然很严重。我们拿一个水电煤气自动交费系统来举个例子。这个过程看上去很简单，银行每个月从我们的帐户中扣出一部分的金额来交给水电和煤气部门，然后水电和煤气部门把发票寄给我们。但是这个流程实际上牵扯到了很多个部门。首先，银行方面要把当月申请缴费的用户名单进行上传到专用的服务器，然后电力、煤气等公共机关针对这部分名单所对应的用户进行相关缴纳费用的计算，将计算后的结果在上传至服务器，银行把这部分的数据经过银行的结算系统从这些用户的帐户里进行对应资金的扣除，将扣除结果返还给电力等公共机关，对银行帐户余额不足的用户告知相关的公共部门，在这个流程中，连接银行和公共机关的的核心是专用的服务器。
为了让大家对这个“简单”的流程更容易理解，我们把整个流程画成一张示意图，就可以看出他的繁琐程度。见图一）

图一：“简单”的流程 繁琐的程度

通过流程图我们可以看出，这么一个简单的工作，实际上是非常复杂的。在这个流程中，银行的工作人员每个月要进行新用户统计、文件上传、文件下载、用户帐户查询、相关资金的扣除等大量的流程式重复工作。这还仅仅是银行若干业务中的一个小流程，可想一个银行的所有业务全部算上的话，所要耗费的资源是无法估量的。而对于电力等公共机关来说，类似的工作也绝对不再少数。这些工作如果把全部资源以“人/天”为单位，那么全国各地市的银行工作人员和公共机关的工作人员加起来的话，虽然没有过相关的统计，但是我们稍微一估算就会发现这个数字是非常惊人的。
尤其值得一提的是，这些重复作业由于很多是人工完成的流程化操作，容易产生误操作，一旦出现数据的漏报错报，那么流程将会更加的繁杂。由此，我们可以看出这些重复的作业给我们带来的资源浪费是相当的惊人的。

重复作业和ERP的实施
西绪福斯的石头无法停留在山顶上是由于众神的惩罚，信息化项目的失败又是因为什么呢？国内的很多企业都实施了ERP等信息化项目，但是成功的案例在国内少之又少。失败的原因很多，但一个重要因素是，ERP是一个流程化很强的系统，从生产到经销存，每一个流程都是环环相扣的，如果某一个环节出现了问题，就会导致整个流程的停滞。

图二：重复作业和ERP的实施

我们根据图二来举个简单的例子。这是一个烟草行业的部分信息化架构，架构中每一条箭头所代表的流程便是不同子系统节点之间的数据传输过程，而这些数据的传输、分析等工作有很大一部分是要由人工来完成的；在这些人工完成的工作中，又有相当大的一部分是需要每个月进行的重复工作，这部分的浪费我们在上面一节中已经说明了。
但是，潜在的危险还不止这些。
通过图二我们可以看到，无论是采购计划还是生产计划，任意一个流程节点出现了问题，那么整个信息化架构便无法顺利的运行起来。举个简单的例子来说，当财务管理系统的负责人员没有及时地将生产成本递交到MES层的时候，整个生产管理系统便无法正常的运行。系统一旦停滞，带来的便是业务的停止，那么对企业的损失便会从重复作业的隐性转换为业务损失的显性。
当系统停滞的时候，管理人员如果想要找到问题出现在什么地方，需要从最后的结果按照流程向上逐步的排查，直到找到出现问题的子系统节点所在，才能够及时地提醒子系统节点的负责人员进行相关的流程工作，这部分的排查时间同样也是一部分的资源浪费。
很多企业的ERP项目没有实施起来，其关键症结之一就在于每一个子系统节点的相关负责人员在做重复的作业时产生了时间和人员上的浪费！一个节点的浪费也许是小量的，但是如果把所有节点的时间浪费汇总到一起，那么便会把整个ERP系统拖垮。结果就是，企业花费了大量的资金和人力物力构建了一个并不能顺利实施的信息化系统。

解决问题的办法：资源调度和重复作业自动执行
如何解决这些问题，如何避免重复作业造成的资源浪费，如何使我们的信息化工作顺利的运转？只有通过各节点之间有效的资源调度和重复作业的自动执行才能够把这些问题进行有效的解决。
我们看见，无论是在金融行业的业务系统还是制造行业的ERP系统，产生问题的根本在于重复作业的资源浪费。要想避免这些资源浪费，首要的工作是要有一个整体的资源调度系统。信息化工作在提升，各个子系统的建设越来越多，使得信息化的应用越来越复杂，在复杂的信息化系统中，如果没有一个系统进行各个子系统之间的调度，那么所有的信息化系统都是无序的，重复的作业也会越来越多。
信息化的根本目的是提升企业的效率，从这个出发点来看，其实信息化工作和我们人类的工作很相似，都有不同的部门系统，不同的工作流程，但是目前的信息化系统好像缺乏一个“领导”来把所有的业务系统进行统一的调度，缺乏一个勤劳的“员工”来把复杂繁琐的重复作业进行自动地执行。在信息化建设工作中，只有把这一“兵”一“将”落实到位，我们这些最终用户才可以真正体会到信息化工作给我们带来的便捷，“西绪福斯的工作”才会得到最终的完成。

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